予約システムの乗り換えでデータ移行はできる？個人店が切り替える前に確認すること

いま使っている予約システムを別のものに変えたいとき、いちばん気になるのは「今まで貯めたデータはどうなるんやろ」というところやと思います。ところが検索して出てくるのは「乗り換えかんたん、データ移行します」という乗り換え先のページばかりで、知りたいのはそこちゃうんですよね。

この記事は、個人でお店をやっている方が、予約システムを切り替える前に自分で確認しておくことを整理したものです。

先に結論

• 予約システムの乗り換えで本当に移したいデータは、お客さまの名簿（名前・連絡先・メモ）だけであることが多い。予約の履歴とお店の設定は、移せないか、移す必要がない。
• 確認する順番は「新しいサービスに入れられるか」ではなく「いま使っているサービスから出せるか」。出す側の話が先で、入れる側の話は後。
• データの出し方は「画面から自分で出せる」「頼めば出してもらえる」「出せない」の3段階に分かれる。自分が今どれなのかを、乗り換えを決める前に確認する。
• 受付中の予約は移せない。新しい受付を始める日を1日だけ決めて、それより前の予約は前のシステムで受け切るのが現実的。
• 名簿を自分のパソコンに書き出すのは個人データの持ち出しにあたる。移し終わったら、落としたファイルは消す。

「データ移行できます」と書いてあるのは、たいてい乗り換え先の話

「予約システム 乗り換え」で検索すると、上位に並ぶのは各サービスの乗り換え案内ページです。書いてあるのは「顧客情報を引き継げます」「最短◯日で移行完了」といった内容で、これはどれも受け入れる側の説明です。

でも実際に詰まるのは、たいてい出す側です。入口がどれだけ広くても、出口が閉まってたら通られへんのですよね。乗り換え先を比べるより先に、いま契約しているサービスのヘルプを開いて「解約」「エクスポート」の項目を読むほうが、判断は早く進みます。

予約システムの「データ」は3種類ある

ひとまとめに「データ」と呼んでいますが、中身は性格の違う3つに分かれます。全部を移す必要はありません。

種類	中身	乗り換えでどうするか
お客さまの名簿	名前・連絡先・お客さまごとのメモ	移したいのは基本ここだけ
予約の履歴	過去にいつ誰が何を予約したか	移さなくても困らないことが多い。手元に保存して参照用に
お店の設定	営業日・メニュー・所要時間・定員・案内文	移行の対象外。新しい方で入れ直す

見落とされやすいのは3つ目の設定です。ここは基本的にどのサービスからも移せないので、必ず手で入れ直すことになります。逆にいえば、乗り換えの手間の大半はこの入力作業です。メニューが10件なら30分ほど、というように、先に見積もっておくと不安が減ります。

予約の履歴については、「過去の予約が消えたら困る」と感じる方が多いのですが、実際に見返す場面はほとんどありません。売上の集計はレジ側にありますし、常連さんの好みは名簿のメモに書いてあります。心配なら、切り替え前に画面を印刷するかPDFで保存しておけば十分です。

いま使っているサービスから、データを出せますか？

出し方は次の3段階に分かれます。どれに当たるかで、乗り換えの難しさが決まります。

出し方	できること	確認する言葉
画面から自分で出せる	好きなときにCSVで書き出せる。いちばん安心	「エクスポート」「CSV出力」がメニューにあるか
頼めば出してもらえる	時間はかかるが出る。解約後も応じてもらえるかが分かれ目	「解約後も請求できますか」「いつまで保管されますか」
出せない	画面を見ながら手で書き写すしかない	件数が多いと現実的でない

解約後のデータの扱いは、サービスによって書き方がまちまちです。契約が終わったら削除すると明記しているところもあれば、何も書いていないところもあります。いま使っているサービスのヘルプで「解約」の項目を一度読んでおくのがいちばん確実です。読んでも分からなければ、問い合わせて「解約したあとにデータをもらえますか」と聞いてしまうのが早いです。

いつ切り替えればいいですか？

いちばんやってはいけないのは、両方のシステムで同時に受け付けることです。片方にしか入っていない予約が必ず生まれて、ダブルブッキングになります。

現実的なのは、次の順番です。

1. 新しい受付を始める日を1日だけ決める（例：9月1日から）
2. その日以降の受付を、新しい方だけで開ける
3. その日より前に入っている予約は、前のシステムで最後まで受け切る
4. 最後の予約が終わってから、前のサービスを解約する

3と4のあいだは、月額が1か月分だけ重なることがあります。ここをケチって早く解約すると、受付済みの予約が見られなくなります。重なる分は乗り換え費用と考えて、そのまま置いておくのがおすすめです。

もうひとつ、忘れやすいのが予約ページのURLが変わることです。切り替える前に、リンクを貼ってある場所を洗い出しておいてください。Instagramのプロフィール、Googleビジネスプロフィール、LINEのリッチメニュー、店頭のPOP、名刺、以前配ったチラシ。ここを直し忘れると、お客さまが古いページにたどり着いてしまいます。

お客さまへの案内は「予約の取り方が変わりました」の一言で足ります。理由の説明は要りません。

名簿を書き出すときに気をつけること

データを移すためにCSVを手元に落とした瞬間から、それはお店が持ち出した個人データになります。個人情報保護委員会も、名簿などの個人データを取り扱う事業者に対して、個人情報保護法に則って適正に取り扱うよう注意喚起をしています。

難しく考える必要はなくて、実務としては次の3つです。

• 書き出したら、その日のうちに移す作業を終わらせる
• 終わったら、ダウンロードしたファイルを消す
• メールに添付したり、チャットで送ったりしない

パソコンのダウンロードフォルダに名簿が入りっぱなし、というのがいちばんありがちな形です。

YORYOR の場合

ここからは自分がつくっているサービスの話です。YORYOR は個人経営・小規模のお店のための予約とシフトのサービス群で、取り置き予約・定員予約・シフト・予約帳・マルシェ・回数券があります。料金は1サービス月額980円（税込）で、予約1件ごとの手数料はかかりません。

乗り換えという観点では、正直に書いておくべきことがいくつかあります。

• 画面からCSVで書き出す機能はありません。 上の3段階でいうと、真ん中の「頼めば出してもらえる」に当たります。データが必要なときはお問い合わせいただければ、ご本人確認のうえこちらでお渡しします。ご契約中でも解約後でも請求できます。解約やサービス終了の場合は、少なくとも60日間はお渡しできる状態を保ちます。ご用意には少しお時間をいただきます。
• 前のシステムの名簿をまとめて取り込む機能もありません。 お客さまの情報は、新しく予約が入ったときから貯まっていく形になります。
• 予約ページのURLは yoryor09.com のサブドメインで発行します。 お店独自のドメインをご自身で割り当てる機能はないので、乗り換えるとURLは変わります。
• お試しは14日間無料で、クレジットカードの登録は要りません。 14日を過ぎてもカードを登録しなければ、そのまま自動で停止します（お試しは1サービスにつき1回かぎりです）。前のサービスを止める前に、重ねて試せる形にしてあります。

そして、合わないケースもはっきり書いておきます。

載せると新しいお客さまが来るタイプのポータルサイトから乗り換えるなら、慎重に考えてください。YORYOR はポータルサイトではないので、お店を検索して新規のお客さまを送る仕組みがありません。新しいお客さまを増やしたい、という目的やと、たぶん合いません。 そのぶん送客手数料はかかりませんが、増える方は期待せんといてください。すでにいるお客さまからの予約を受け取って整理する道具です。

事前決済やオンライン決済が必要なお店にも向きません。決済の機能そのものがなく、お支払いは店頭で受け取っていただく形です。過去の予約履歴をまるごと引き継いで新しい方で分析したい、という使い方もできません。

このあたりは できること・できないこと に全部並べています。細かい疑問は よくあるご質問 のほうにまとめました。

まとめ

• 乗り換えで移すのはお客さまの名簿だけと考えて、設定は入れ直す前提で見積もる。手間の大半はそこにある。
• 新しいサービスの機能を比べる前に、いま使っているサービスの「出口」を確認する。ヘルプの解約の項目を一度読む。
• 切り替える日を1日決めて、両方で同時に受け付けない。前のサービスは、受付済みの予約が終わるまで残しておく。

参考

• 名簿等個人データの適正な取扱い・利用について（注意喚起）｜個人情報保護委員会