マルシェの出店者募集はどう管理する？フォームを作った後に残る作業の減らし方

「マルシェの出店者募集、どうやって管理するのがいいですか」という質問への答えです。

申し込みフォームを作るところまでは、たいていの人がすぐたどり着きます。しんどいのはその後で、集まった申し込みがそのままでは告知に使えないまま手元に積み上がっていく期間やと思います。ここでは、募集から当日までの作業を分解して、どこまで無料の道具で足りて、どこから足りなくなるのかを整理します。

先に結論

• マルシェの出店者管理は「募集・受付・確定・情報集め・告知・当日連絡」の6つに分けられる。申し込みフォームが担当するのは、このうち受付の1つだけ。
• 出店者が10店ほどまで、開催が年に1〜2回なら、Googleフォーム＋スプレッドシートで足りることが多い。
• 足りなくなる境目は店数ではなく、「開催が定期になったとき」と「告知物を毎回つくるとき」。同じ出店者に毎回同じことを聞き直す作業が繰り返しになる。
• 出店料をオンラインで集めたいかどうかで、選ぶ道具が変わる。決済機能のないサービスでは、出店料は現地徴収か振込になる。
• 出店者の募集・管理と、来場者の集客は別の問題。募集を楽にする道具は、来場者を連れてこない。

マルシェの出店者管理は、実際には6つの作業

「出店者管理」とひとことで言われますが、中身を開けると別種の作業が並んでいます。どこが重いかは主催のしかたで違うので、まず分けてみます。

#	作業	中身	重くなる条件
1	募集	出店してほしい人に届ける	新しい出店者を毎回探すとき
2	受付	申し込みを受け取る	ほぼ重くならない（フォームで済む）
3	確定	出店可否を決めて返事する	応募が定員を超えるとき
4	情報集め	屋号・紹介文・写真・出品物を集める	毎回。ここが一番重い
5	告知	ページ・チラシ・SNS画像をつくる	出店者が増えるほど比例して重い
6	当日連絡	区画・搬入時間・雨天の判断を伝える	直前の入れ替えが出たとき

出店者の集め方については、公式サイトで告知するほか、出店してほしい事業者に直接営業するスタイルが紹介されています（トーガシ）。つまり 1 の募集は、そもそもフォームの外側の仕事です。フォームを作っても軽くなりません。

軽くしたいなら、狙うべきは 4 と 5 です。

Googleフォームとスプレッドシートで足りるのはどこまで？

無料の道具で回している主催者は多いですし、それで足りているなら変える必要はありません。境目は次のあたりです。

	Googleフォーム＋スプレッドシート	足りなくなるとき
受付	十分。QRコードでチラシにも載せられる	—
一覧	十分。回答がそのまま表になる	—
写真の収集	添付は受け取れるが、ファイル名の管理は自分	出店者ごとに写真を紐づけ直すとき
紹介文	集められるが、長さも書き方もばらばらになる	そのまま告知に載せられないとき
告知ページ	作れない（別で用意する）	毎回つくり直すとき
次回の再利用	前回のシートからコピーする手作業	定期開催になったとき

エクセルでのイベント管理は、カスタマイズしやすく低コストな一方で、同時編集に制限があること、スマートフォンでの閲覧・編集がしづらいこと、次回に情報を入力し直す手間が出ることが弱点として挙げられています（お名前.com ビジネスコンシェルジュ）。搬入当日にスマホで名簿を開きたい、という場面で効いてくるのはこのあたりです。

判断の目安としては、単発開催なら無料の道具で十分、定期開催になったら考え直す、くらいで大きく外れません。

一番時間を食うのは「集めた情報を、告知に使える形にする」ところ

申し込みフォームが吐き出すのは「表」です。告知に必要なのは「ページ」と「画像」です。この2つのあいだに、手作業の谷があります。

具体的には、こういう作業です。

• 紹介文が3行の人と、20行の人がいる。長さをそろえる
• 写真が縦だったり横だったり、暗かったりする。並べる前に整える
• 屋号の表記ゆれ（半角・全角、スペースの有無）を直す
• 出店者が1店増えるたびに、ページも画像も作り直す
• 直前にキャンセルが出て、また作り直す

出店者が15店なら、この作業は15回発生します。しかも開催のたびに繰り返します。マルシェの準備ではポップやチラシのデザインが欠かせないとされていますが（トーガシ）、デザインそのものより、そこに流し込む材料を人からもらって整える工程のほうが読めない時間になりがちです。

道具を選ぶときは、「申し込みを受けられるか」ではなく、**「集まった情報が、そのまま告知に使える形で出てくるか」**を見てください。ここが分かれ目です。

出店料はどうやって集めるのがいい？

出店料の集め方は、大きく3つです。

1. 当日、現地で受け取る — 準備がいらない。釣り銭とレシートは要る
2. 事前に振込してもらう — 入金の消し込みを自分でやる
3. オンラインで事前決済する — 決済機能のあるサービスが必要

マルシェでは現金（釣り銭）または電子決済の準備が挙げられており、事前決済の導入が運営をスムーズにするとも紹介されています（Doorkeeper）。ただし 3 を選ぶと、道具の選択肢はかなり絞られます。決済を扱うサービスは決済手数料がかかりますし、返金の扱い（雨天中止のときどうするか）も先に決めておく必要があります。

出店料をオンラインで集めたいのかどうかは、道具を選ぶ前に決めてください。 ここが後から変わると、選び直しになります。

YORYOR の場合

YORYOR のマルシェは、出店者を募集して、集まった情報から告知ページと画像をつくるためのサービスです。上の6つでいうと、4（情報集め）と 5（告知）を1か所にまとめるところを担当します。定期マーケットや地域イベントの運営をしている主催者向けです。

• 料金は1サービス月額980円（税込）のみです。申し込みが何件入っても追加料金はかからず、送客手数料・成約手数料もありません。
• 14日間無料で試せます。開始にクレジットカードの登録は必要なく、14日を過ぎてもカードを登録しなければそのまま自動で停止します（お試しは1つのサービスにつき1回かぎりです）。
• 屋号・営業する曜日・臨時休業日は1か所で設定すれば、契約している他のサービスにも反映されます。ログインも1回だけです。

そのうえで、合わへんケースもはっきり書いておきます。

• 出店料をオンラインで集めたい場合は、合いません。 YORYOR に決済機能はありません。出店料は現地徴収か振込でお願いすることになります。
• 来場者を新しく集めたい、という目的やと合いません。 YORYOR はポータルサイトではないので、イベントを検索して人を送る仕組みはありません。告知の材料はつくれますが、それを届けるのはご自身のSNSやチラシです。
• 出店者の一覧をCSVでダウンロードして名簿にしたい場合、画面からの書き出し機能は今のところありません。必要なときはお問い合わせいただければ、ご本人確認のうえこちらでお渡しします。
• イベント公式サイトを独自ドメインで持ちたい場合、ご自身の操作でドメインを割り当てる機能はありません。URL は yoryor09.com のサブドメインで発行します。

このあたりは /spec に「できること・できないこと」として全部並べてあります。契約や解約まわりは /faq にまとめました。読んで合わなさそうやったら、無理に試さなくて大丈夫です。

まとめ

• 申し込みフォームが解決するのは「受付」だけ。重いのは情報集めと告知づくりなので、そこを見て道具を選ぶ。
• 単発開催なら無料の道具で足りる。定期開催になった時点で、毎回のつくり直しが効いてくる。
• 出店料をオンラインで集めるかどうかを先に決める。決済の有無で選択肢が変わる。

参考

• マルシェを主催するには？準備や集客のポイントを紹介（株式会社トーガシ）
• マルシェを主催するには？マルシェのメリットと必要な準備を解説（Doorkeeper）
• イベント管理表をエクセルで作成しよう｜必要な項目やメリットを解説（お名前.com ビジネスコンシェルジュ）