予約のダブルブッキングを防ぐ方法｜個人店で起きる3つの型と、型ごとに効く手

同じ時間に予約が2件入っていた。片方のお客さまに連絡して、日程を取り直してもらう。一度やらかすと、しばらく怖くなってまうやつです。

ダブルブッキング対策を調べると「予約を一元管理しましょう」「予約システムを導入しましょう」と出てきます。ただ、これは原因を1つだと思っている書き方です。実際には起きる型が3つあり、型が違うと効く手も違います。一元管理を入れても消えない型があるし、逆に一元管理を入れなくても消える型もあります。

この記事は、1人か少人数でお店をやっている方が、自分のところで起きているのはどの型かを見分けるためのものです。

先に結論

• ダブルブッキングは、①受付口が複数ある（台帳が複数ある） ②受付口は1つでも、台帳に書き込むまでの間が空く ③同じ瞬間に2人が申し込んで枠を超える、の3つの型に分かれます。効く手が型ごとに違うので、まず型を見分けてください。
• よく紹介される「スタッフ間で情報を共有する」という対策は、複数人で回しているお店の話です。1人でやっているお店のダブルブッキングは、ほぼ①か②です。
• 「一元管理」という言葉は2つの意味で使われています。 システムどうしが自動でつながって台帳が1つになる場合と、人が手で1か所に写す場合です。後者は②の穴が残ります。
• 個人店がいちばん確実に減らせるのは、対策を足すことではなく受付口を減らすことです。窓口が1つなら、①も②も原理的に起きません。
• ③（同時申し込みで枠を超える）は、運用の注意では防げません。受け付けた瞬間に枠が閉じる仕組みかどうかという、道具側の性質の問題です。

ダブルブッキングは3つの型に分かれる

同じ「予約が重なった」でも、起きている場所が違います。

型	何が起きているか	よくある場面	効く手
①受付口が複数	予約を受ける窓口が複数あり、それぞれ別の台帳に溜まっている	電話・SNSのDM・掲載媒体・自分の予約ページを併用している	窓口を減らす／台帳を1つにする
②書き込むまでの間が空く	窓口は1つだが、受けてから台帳に反映するまでに時間差がある	電話をメモ用紙で受け、あとでまとめて入力する	その場で台帳に入れる／受けた瞬間に埋まる仕組みにする
③同時に申し込まれる	台帳は1つで自動記録なのに、ほぼ同時の申し込みで上限を超える	申し込みフォーム、人気の枠の受付開始直後	枠が埋まった時点で受付が閉じる仕組みにする

原因を「人為ミス・チャネル分散・スロット設計・連絡遅延」の4つに分ける解説もあります（ダブルブッキング防止｜予約システム設計の要点）。チャネル分散が①、連絡遅延と人為ミスが②にあたります。

型①：受付口が複数ある（台帳が複数ある）

いちばん多い型です。原因は注意力ではなく、構造にあります。

電話、Instagram のDM、LINE、掲載媒体、自分の予約ページ。それぞれ「予約が溜まる場所」が別々にあります。片方に予約が入っても、もう片方の空き状況は変わりません。前述の解説でも、Web予約と大手集客サイト、SNSのDMが別々に管理されている状態を「別々のチャネルから同時刻に予約が入る構造的事故」と表現しています。

構造的、というのが大事なところです。 気をつけていれば減りますが、ゼロにはなりません。忙しい日ほど確認が甘くなるので、いちばん困る日に起きます。効く手は「受付口を減らす」か「台帳を1つにする」の2つだけで、どちらも注意力の話ではありません。

型②：受付口は1つでも、台帳に書くまでの間が空く

「うちは電話だけやから大丈夫」というお店で起きるのがこれです。

電話を受けて、メモ用紙に書いて、あとで台帳に転記する。このとき、メモを取った時点ではまだ台帳に入ってへんので、その間に次の電話が来ると同じ枠を案内してしまいます。予約の変更連絡を受けたけれど反映が翌日になった、という場合も同じで、空いたはずの枠と埋まったままの枠が食い違います。

つまり②は「窓口の数」ではなく「時間差」の問題です。減らすには、電話を受けながらその場で台帳に入れる（メモ用紙を経由しない）か、お客さまがご自身で変更・キャンセルできるようにして人が写す工程そのものをなくすか。効くのは後者です。人が写す工程がある限り、時間差は必ず残るからです。

型③：同じ瞬間に2人が申し込んで、枠を超える

これは①②とまったく別物で、運用の注意では防げません。

定員10人の教室に9人目まで入っている状態で、2人が同時に申し込みボタンを押す。どちらの画面にも「残り1」と出ていたので、両方とも受け付けられて11人になる。人のミスは一切起きていないのに、定員を超えます。

システム側では、これを防ぐために「排他制御」という仕組みを使います。

排他制御が機能していれば、一つの予約時間にアクセスできるのは一つのプロセスだけですから、ダブルブッキングが起こりえません。

（予約システムの排他制御とは？仕組みを徹底解説！）

お店の側で覚えておくことは1つです。入力フォームは、申し込みを集めることはできても、枠を締め切ることは前提にしていません。 回答数の上限を設定できるものはありますが、上限に達したと判定して受付を閉じるまでの間に届いた申し込みは、通ってしまいます。定員がきっちり決まっている枠なら、フォームではなく「残りの数を持っていて、埋まったら閉じる」道具を使ってください。

「一元管理」という言葉は2つの意味で使われている

対策として必ず出てくるのが一元管理です。定義はこうです。

電話、ウェブサイト、各種予約サイトなど、複数の経路から受け付けた予約情報を、一つのシステムで集約し、管理することです。

（一元管理とは？飲食店の予約に必要なおすすめサービスを紹介）

ここで注意したいのは、「集約」のやり方に2種類あることです。

やり方	型①への効き目	型②への効き目	費用の形
システムどうしが自動でつながる（連携）	消える	消える	連携サービスの費用がかかる。媒体側が連携に対応している必要がある
人が手で1か所に写す（転記）	消える	残る	追加費用はかからないが、写す手間が毎日かかる

「エクセルに全部入力しましょう」という対策は下の行です。台帳は1つになるので①は消えますが、写すまでの間の穴＝②は残ります。しかも忙しい日ほど写すのが後回しになるので、いちばん混む日に穴が広がります。上の行（自動連携）なら②も消えますが、これは媒体を併用しているお店のための費用です。媒体を使っていない個人店が、一元管理サービスを買う必要はまずありません。

個人店が最初に手をつけるなら、受付口を減らす

対策を足す前に、この順番で確認してください。

1. 受付口を数える。 電話・DM・LINE・媒体・予約ページのうち、いま実際に予約が入ってくるのはいくつか。
2. 閉じられるものを閉じる。 使っていない媒体、返信が追いつかないDM。窓口が1つになれば①は消えます。
3. 残した窓口で、時間差をなくす。 ここで②が消えます。
4. 定員のある枠は、フォームではなく残数を持つ道具で受ける。 ここで③が消えます。

3や4から入っても、窓口が複数のままだと①が残るので「システムを入れたのに重なった」という結果になります。なお電話は完全にはなくせません。当日の変更や、ネットが苦手なお客さまは残ります。残す前提で、電話で受けた分をその場で同じ台帳に入れる運用にしておいてください。

YORYOR の場合

ここから先は、僕がつくっている YORYOR の話です。YORYOR は個人経営・小規模のお店向けの予約とシフトのサービス群で、予約を受けるものは取り置き予約・定員予約・予約帳の3種類あります（できること・できないこと）。

3つの型でいうと、YORYOR が担当しているのは②と③です。

• ③について。 取り置き予約は商品ごとに1日の上限を決めておくと、受け付けた分だけ残りが自動で計算されて、埋まれば売り切れ表示になります。定員予約は時間帯ごとの受付人数の上限を持ち、予約帳はメニューごとの所要時間から空き時間を計算するので、埋まった時間は空きとして出てきません。フォームのように「集めてから数える」のではなく、残りの数のほうを持っています。
• ②について。 予約帳では、お客さまがご自身で変更・キャンセルできます。連絡を受けて自分が台帳に反映する工程が減るぶん、時間差が生まれにくくなります（よくある質問）。

この形にしたのは、個人でお店をやっている方は「あとで入力する」時間がいちばん取れへんからです。

合わないケース

• ①（受付口が複数ある）を解決したい、という目的やと合いません。 YORYOR に、掲載媒体やSNSの予約枠と自動でつながる機能はありません。媒体と併用する場合、媒体側の予約は YORYOR の残数に反映されないので、そこは正直に言うと防げません。複数の窓口をまとめたいなら、一元管理をうたっている別のサービスを探してください。
• お店にかかってきた電話に自動で応対する機能もありません。 YORYOR はネットからの受付口を用意して電話を減らす方向の道具で、電話そのものは残ります。
• 前金や事前カード決済で予約を確定させたいお店にも向きません。YORYOR に決済の機能はなく、お支払いは店頭で受け取っていただく形です。
• 新しいお客さまを増やしたい、という目的でも合いません。YORYOR はポータルサイトではないので、お店を検索して新規のお客さまを送る仕組みはありません。

まとめ

• ダブルブッキングは「受付口が複数」「台帳に書くまでの時間差」「同時申し込みで枠を超える」の3つの型に分かれます。型を見分けないと、対策が空振りします。
• 「一元管理」には自動でつながる場合と手で写す場合があり、手で写すやり方では時間差の穴が残ります。
• 個人店がいちばん確実に減らせるのは、受付口を減らすことです。対策を足すより先に、窓口を数えてください。

参考

• ダブルブッキング防止｜予約システム設計の要点
• 予約システムの排他制御とは？仕組みを徹底解説！
• 一元管理とは？飲食店の予約に必要なおすすめサービスを紹介